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L'événementiel est un formidable outil de promotion. Il s'agit pour vous de mettre en avant vos produits, votre savoir-faire ou encore vos réalisations, dans le but de toucher de nouveaux prospects.
Loin d'être un simple outil de vente, l'événementiel vous permet également de communiquer activement, à la fois en interne et en externe.
En créant un événement relatif à votre secteur d'activité, en invitant des intervenants de prestige et un public pertinent, vous vous offrez l'image d'une entreprise qui fait référence dans votre secteur et gagnez en sérieux et en crédibilité auprès de vos clients, partenaires et prospects. Enfin, l'événementiel pourra être l'occasion de resserrer les anciens liens et d'en créer de nouveau.
En effet, les entreprises misent de plus en plus sur des événements adaptés à leurs besoins, leurs urgences et leurs budgets disponibles. Les manifestations sont plutôt courtes, avec moins de participants mais une hausse du budget pour chacun d’eux par rapport à 2014.
Quant aux événements très haut de gamme, ils se dirigent vers des lieux originaux (châteaux, demeures de caractère, lieux insolites comme les monuments, les musées, les bateaux, etc).
Les événements sont un levier formidable pour relancer une activité économique. Ils permettent d’attirer de manière ludique l’attention de leurs clients et de leurs prospects. De même, après une baisse de l’incentive (L'incentive désigne la volonté d'une entreprise à motiver sa force de vente en identifiant et en récompensant ses meilleurs vendeurs), ce dernier connaît un regain toujours dans l’optique pour
les entreprises de remobiliser leurs commerciaux, revendeurs, franchisés, concessionnaires et dynamiser leur activité économique.
Pour les prestataires, le marché de l’événementiel c’est aussi organiser des activités périphériques à la manifestation en elle-même. Les activités ludiques telles que des cours de cuisine, des ateliers de dégustation, des chasses aux trésors, des participations à des actions humanitaires rencontrent un grand succès. Les activités culturelles sont elles aussi plébiscitées (visites de musées, de châteaux, de sites touristiques, de caves à vin, soirées théâtre, etc.). Proposer les activités possibles en NC
Trouver un bon sujet et un bon titre sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement
L’objectif est-il d’informer ? Former ? Stimuler ? Valoriser ? Lancer un produit ? etc.
Le concept vous permettra de définir le type de lieu et de salle qu’il vous faut. Par exemple, si votre objectif est d’informer vos collaborateurs des résultats et orientations de l’entreprise, il vous faudra un lieu avec une salle en auditorium. Pour une formation vous pourrez préférer une configuration en classe et pour une soirée une disposition cabaret. S’il s’agit de stimuler ou valoriser préférez un endroit avec un espace original.
La cahier des charges décrit précisément les besoins auxquels le prestataire doit répondre, et organise la relation entre les différents acteurs tout au long d'un projet
Celui-ci permet :
Conviez vos invités dans un lieu inspirant : prestigieux, insolite, innovant… Bien sûr, il doit être facilement accessible
et assez grand pour accueillir vos invités. Préalablement à la visite du lieu, nous vous conseillons de lister toutes vos questions et d’exiger une confirmation écrite des informations fournies avant de signer le contrat de réservation.
Une fois le lieu idéal trouvé, n’oubliez pas de vérifier que vous y serez bien assuré ! Même si ce n’est jamais agréable de prévoir le pire, il faut être vigilant, surtout en matière d’assurance.
Heureusement, si vous n’êtes pas trop fan des diagrammes de Gant sur Excel, il existe aujourd’hui de nombreux outils très bien pensés pour vous aider à travailler de manière collaborative et à planifier les tâches jusqu’au jour-J :
Avant toute chose, il faut se renseigner, sur internet ou auprès de sources susceptibles d’être bien renseignées (journalistes ou blogueurs par exemple). En effet, vous devez savoir s’il n’y a pas un évènement, à la même date, qui serait susceptible d’attirer les mêmes personnes que vous. Le jour de la semaine a également son importance, vous pouvez d’ores et déjà rayer le lundi, qui doit vous servir à faire vos relances ainsi que le vendredi, bien trop proche du week-end.
En ce qui concerne l’heure, celle-ci dépend beaucoup du type de d’invités et du format que vous privilégiez. Les premières heures de la journée sont généralement consacrées aux journalistes qui auront le temps de rédiger leurs articles en seconde partie de journée.
Il faudra dans un premier temps identifier les publics concernés: clients, partenaires, fournisseurs, élus, journalistes, influenceurs…
Concernant les journalistes et influenceurs, deux options s’offrent à vous :
N’hésitez pas à inviter plus de personnes qu’il n’y a de places disponibles car vous rencontrerez forcément des refus et des désistements de dernière minute, et mieux vaut laisser une impression de succès que de vide intersidéral.
La médiatisation de votre évènement est une étape essentielle mais délicate. Il faut s’adapter aux différents types de médias.
Pour les médias traditionnels, il peut être pertinent de prévoir un pré-event dédié aux journalistes à l’issue duquel vous leur remettrez un dossier de presse (sous format papier et numérique) présentant votre événement.
Les blogueurs et autres influenceurs ne doivent pas être négligés. Vous pouvez les inviter à votre évènement, mais prévoyez des animations particulières et des petites attentions spécifiques pour eux.
Les réseaux sociaux sont devenus incontournables pour promouvoir votre événement en amont. Prévoyez donc un Hashtag dédié pour y relayer l’actualité du lancement. Vous pouvez l’indiquer dans les invitations pour travailler votre “teasing” (Technique publicitaire qui vise à éveiller la curiosité du contact pour augmenter l’attention portée au message et sa mémorisation) sur Twitter, Facebook, ou Instagram afin de donner un aperçu de ce qui est à venir et susciter curiosité et envie chez vos invités.
Misez aussi sur le Live Media pour accroître l’attractivité de votre évènement.
Le storytelling est une méthode qui consiste à employer le discours narratif dans sa stratégie de communication.
Le storytelling se veut ludique, complice et éducatif : un échange avec l'auditoire.
Les objectifs d'un bon storytelling sur une cible donnée sont donc généralement les suivants :
Prévoyez des temps forts pour rythmer et donner du punch à votre événement. Vos invités sont venus pour découvrir votre entreprise, vos produits et services mais il est hors de question d’endormir tout le monde avec un discours soporifique.
Pour présenter votre produit, une prise de parole dynamique et concise sera appréciée. Pensez aussi à une vidéo de qualité pour illustrer votre propos.
Pour que vos invités ne voient pas le temps passer, vous pouvez également mettre en place une
N’oubliez pas non plus l’incontournable PhotoBooth, toujours très apprécié !
Malgré toute l’anticipation dont vous devrez faire preuve en amont, il y aura toujours un des aléas pouvant modifier votre organisation si bien huilée. Vous devez donc anticiper au maximum ce qui peut l’être en amont pour être le plus disponible possible le jour-j et gérer les imprévus.
Après l’événement, il faut raviver le souvenir de l’événement, obtenir de précieux retours et même préparer un éventuel retour de
l’événement. Pour cela, n’hésitez pas à partager comptes rendus, résumés et tous les éléments qui ont eu lieu pendant l’événement. N’oubliez
pas de remercier intervenants et participants. Un bon moyen de le faire est de partager avec eux les meilleurs moments de l’événement en photos et vidéos.
Ne pas oublier non plus de récolter témoignages et avis par le biais de questions libres ou de questionnaires et de sondages, ces informations seront précieuses pour percevoir le ressenti général vis-à-vis de votre événement et vous permettront d’aller de l’avant. Si votre événement est amené à être reconduit, commencez à évoquer ce fait dès que possible avant de reprendre votre stratégie depuis le début.
Poursuivre la communication de votre événement vous permettra de profiter encore un moment de la visibilité qu’il vous apporte.
Evidence vous oriente dans la définition des bonnes pratiques événementielles à privilégier pour booster le rayonnement de votre entreprise. Pour une meilleure cohésion d’équipe et valorisation de votre image, nous vous aidons à animer votre communauté.